Politique de confidentialité

Section 01Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données décrites dans le présent document est :

OPTIMUM INTERIM SUARL
Cité Mixta, lot 15D21 — Dakar, Sénégal
RCCM : SN DKR 2018 B 2603
Adresse e-mail : contact@optimumsante.sn
Téléphone : +221 33 816 96 72

Optimum Interim SUARL édite et exploite l'application mobile Optimum Santé, ci-après « l'Application », ainsi que la plateforme de gestion utilisée par les gestionnaires d'Institutions de Prévoyance Maladie (IPM) et par les employeurs affiliants.

Le traitement est soumis à la loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 portant sur la protection des données à caractère personnel au Sénégal et au contrôle de la Commission de Protection des Données Personnelles (CDP).

Section 02Champ d'application

La présente politique s'applique :

• à l'Application Optimum Santé, distribuée sur Google Play et sur l'App Store ;
• au présent site web optimumsante.sn ;
• à la plateforme de gestion utilisée par les personnes habilitées de votre IPM et de votre employeur pour administrer les dossiers d'affiliés.

Elle concerne les salariés affiliés à une IPM dont la gestion est confiée à Optimum Santé, leurs ayants droit déclarés, ainsi que les utilisateurs habilités côté employeur, IPM et prestataires de santé.

Elle ne s'applique pas aux traitements mis en œuvre de façon autonome par votre employeur, par votre IPM ou par un professionnel de santé dans le cadre de leurs propres obligations. Pour ces traitements, ces organismes agissent comme responsables distincts.

Section 03Données collectées

Nous ne collectons que les données nécessaires à l'identification d'un assuré, à la vérification de ses droits et au traitement de ses prestations. Le tableau ci-dessous en présente l'inventaire complet.

Aucune donnée bancaire n'est collectée par l'Application : elle ne comporte ni paiement ni encaissement.

Section 04Origine des données

Les données proviennent de trois sources :

• Votre employeur et votre IPM — le fichier des affiliés, qui contient votre identité, votre matricule, votre statut d'emploi et vos ayants droit déclarés. C'est cette transmission qui rend l'ouverture d'un compte possible.
• Vous-même — les informations que vous saisissez ou mettez à jour dans l'Application, ainsi que les documents que vous y déposez.
• Les prestataires de santé conventionnés et les gestionnaires habilités — les actes enregistrés au titre d'une prestation et les pièces de facturation correspondantes.

Les données techniques (adresse IP, agent utilisateur, jetons de session) sont générées automatiquement lors de l'utilisation du service.

Section 05Finalités et fondements du traitement

Chaque catégorie de données répond à une finalité déterminée. Aucune donnée n'est traitée pour une finalité ultérieure incompatible avec celles énoncées ci-dessous.

Section 06Données de santé

Les données relatives aux actes médicaux constituent des données sensibles. Elles bénéficient de protections renforcées :

• l'Application enregistre la nature de l'acte pris en charge (consultation, analyse, imagerie) et son bénéficiaire, non un diagnostic, un compte rendu clinique ou une prescription détaillée ;
• l'accès à ces données est restreint aux personnes explicitement habilitées à la gestion des prestations de votre IPM, dans la limite de leur rôle applicatif ;
• votre employeur n'a pas accès à la nature des actes médicaux vous concernant, ni à ceux de vos ayants droit ;
• chaque consultation et chaque modification d'un dossier médical sont enregistrées dans le journal d'audit décrit à la section 08.

Section 07Photographies

La photographie d'identité figure sur la carte d'assuré digitale : elle permet au prestataire de santé de rapprocher la carte affichée sur l'écran de la personne qui la présente. Sans elle, la carte digitale perd sa fonction de justificatif.

Ces fichiers sont conservés sur nos serveurs et référencés par un identifiant aléatoire unique (UUID), non déduit de votre nom ni de votre matricule. Ils sont servis par notre infrastructure d'hébergement décrite à la section 10 et ne sont ni indexés par les moteurs de recherche, ni référencés depuis une page publique.

Vous pouvez demander à tout moment le remplacement ou la suppression de votre photographie en écrivant à contact@optimumsante.sn. La suppression entraîne l'émission d'une carte d'assuré sans photographie, ce qui peut conduire un prestataire à exiger une pièce d'identité complémentaire.

Section 08Journal d'audit et traçabilité

Toute création, modification ou suppression opérée sur un dossier est journalisée. L'enregistrement conserve l'auteur de l'action, son horodatage, l'adresse IP et l'agent utilisateur employés, ainsi que les valeurs antérieures et nouvelles des champs modifiés, au format JSON.

Cette traçabilité protège les assurés : elle permet de reconstituer l'origine d'une erreur de saisie, de contester une modification de droits et d'identifier un accès non autorisé. Le journal n'est pas utilisé pour évaluer le comportement d'un salarié et n'est jamais transmis à un employeur à des fins de gestion du personnel.

La consultation du journal est réservée à l'administrateur technique du système et aux personnes habilitées à instruire une réclamation ou un incident de sécurité.

Section 09Destinataires des données

Vos données sont communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire à chaque intervenant :

• aux gestionnaires habilités de votre IPM, pour le contrôle des droits et la liquidation des prestations ;
• à votre employeur, pour les seules données d'affiliation : identité, matricule, statut d'emploi, ayants droit déclarés — à l'exclusion des données de santé ;
• aux prestataires de santé conventionnés, pour la vérification de la validité de votre couverture au moment de la prise en charge ;
• à nos sous-traitants techniques, dans le cadre de contrats leur imposant confidentialité et sécurité : hébergeur de l'infrastructure et opérateur d'acheminement des SMS de vérification ;
• aux autorités administratives ou judiciaires, sur réquisition régulière et dans les limites de celle-ci.

Aucune donnée n'est cédée, louée ou communiquée à des tiers à des fins commerciales, publicitaires ou de prospection.

Section 10Hébergement et transferts hors du Sénégal

L'infrastructure de l'Application est hébergée chez Hetzner Online GmbH, prestataire d'hébergement dont les centres de données sont situés dans l'Union européenne. Le traitement de vos données implique donc un transfert hors du territoire sénégalais.

Ce transfert s'effectue vers un pays dont la législation assure un niveau de protection reconnu comme adéquat, encadré par un contrat de sous-traitance imposant à l'hébergeur des obligations de confidentialité, de sécurité et de localisation des données, ainsi que l'interdiction de tout usage propre.

Les SMS de vérification sont acheminés par un opérateur de messagerie qui reçoit votre numéro de téléphone et le contenu du code à usage unique, pour la seule durée nécessaire à sa remise.

Section 11Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des délais légaux de conservation qui s'imposent à nous.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Section 12Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

• chiffrement des communications entre l'Application et nos serveurs (TLS) ;
• authentification en deux temps : matricule puis code à usage unique envoyé par SMS ;
• gestion des accès par rôles et permissions, selon le principe du moindre privilège ;
• journalisation intégrale des accès et des modifications (section 08) ;
• sauvegardes régulières et procédure de restauration testée ;
• engagement de confidentialité des personnes habilitées et de nos sous-traitants ;
• expiration automatique des sessions inactives.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, nous informons la Commission de Protection des Données Personnelles et, lorsque le risque est élevé, les personnes concernées, dans les meilleurs délais.

Vous contribuez à cette sécurité en protégeant l'accès à votre téléphone, en ne communiquant jamais votre code de vérification à un tiers — nos équipes ne vous le demanderont jamais — et en nous signalant sans délai toute utilisation suspecte de votre compte.

Section 13Vos droits

La loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 vous reconnaît, sur vos données à caractère personnel, les droits suivants :

Droit à l'information

Être informé des finalités du traitement, des destinataires et de vos droits — objet du présent document.

Droit d'accès

Obtenir la confirmation qu'un traitement vous concernant existe et en recevoir une copie compréhensible.

Droit de rectification

Faire corriger une donnée inexacte, incomplète ou périmée. Certaines données, comme votre matricule ou votre statut d'emploi, sont maintenues par votre employeur : la demande leur est alors transmise.

Droit d'opposition

Vous opposer, pour des motifs légitimes, à un traitement vous concernant, sauf lorsque celui-ci répond à une obligation légale ou est nécessaire à l'exécution de votre affiliation.

Droit de suppression

Demander l'effacement de données dont la conservation n'est plus justifiée. Ce droit ne peut s'exercer sur les données soumises à une durée légale de conservation, notamment comptables.

Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé au sein de l'Application.

Comment exercer ces droits

Adressez votre demande à contact@optimumsante.sn, ou par courrier à Optimum Interim SUARL, Cité Mixta, lot 15D21, Dakar. Précisez votre nom, votre matricule et l'objet de votre demande. Nous pourrons vous demander un justificatif d'identité afin d'éviter toute divulgation à un tiers.

Nous répondons dans un délai maximal de trente (30) jours à compter de la réception d'une demande complète. Si la demande est complexe, ce délai peut être prolongé ; vous en êtes alors informé, avec le motif.

Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission de Protection des Données Personnelles (CDP), autorité de contrôle instituée par la loi n° 2008-12, dont le siège est à Dakar.

Section 14Ayants droit et mineurs

L'Application n'est pas destinée à être utilisée directement par des mineurs. Les données concernant un enfant ayant droit sont traitées dans le cadre du dossier de l'assuré principal, qui les déclare et en assure la mise à jour auprès de son employeur.

L'assuré principal peut consulter les droits de ses ayants droit et établir en leur nom une feuille de maladie ou un bon d'achat pharmacie. Un ayant droit majeur peut exercer ses propres droits d'accès, de rectification et de suppression en écrivant directement à contact@optimumsante.sn.

La déclaration ou la radiation d'un ayant droit relève de votre employeur ou du gestionnaire de votre IPM ; nous n'en modifions pas la composition de notre propre initiative.

Section 15Cookies et traceurs

Le présent site web ne dépose aucun cookie : il ne comporte ni script de mesure d'audience, ni pixel publicitaire, ni bouton de réseau social. Les polices de caractères sont chargées depuis un service tiers (Google Fonts), qui reçoit à cette occasion l'adresse IP nécessaire à la remise du fichier.

L'Application mobile utilise un stockage local sur votre appareil pour conserver votre jeton de session et vos préférences d'affichage. Ce stockage ne sert pas au suivi publicitaire. La désinstallation de l'Application l'efface.

Section 16Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.
• Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires ou de prospection commerciale.
• Nous ne communiquons pas la nature de vos actes médicaux à votre employeur.
• Nous ne recourons pas au profilage ni à la décision automatisée pour l'attribution de vos droits.
• Nous ne collectons pas votre position géographique en continu.

Section 17Modifications de la présente politique

Cette politique peut évoluer pour tenir compte d'une modification du service, d'une nouvelle fonctionnalité ou d'une évolution réglementaire. La date de dernière mise à jour figure en tête de page et le numéro de version est incrémenté à chaque révision.

Toute modification substantielle des finalités ou des destinataires vous est signalée dans l'Application avant sa prise d'effet, et un nouveau consentement vous est demandé lorsque la loi l'exige. Les versions antérieures sont communicables sur demande.

Section 18Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique, à l'exercice de vos droits ou au signalement d'un incident :

OPTIMUM INTERIM SUARL — Optimum Santé
Cité Mixta, lot 15D21 — Dakar, Sénégal
E-mail : contact@optimumsante.sn
Téléphone : +221 33 816 96 72 — +221 76 303 51 51

Voir également nos conditions d'utilisation et le formulaire de contact.